Pemakaian Seksyen 209 (3) Akta Syarikat 2016 dan Implikasi Terhadap Tugas Setiausaha Syarikat (S/O 13937) - Abdul Samat, Nor Hayati (UUM, 2021)
Apabila Akta Syarikat 2016 diperkenalkan pada awal tahun 2017, ia membawa bersama beberapa pembaharuan dan modifikasi ke atas undang-undang syarikat terdahulu. Di antaranya ialah pengenalan kepada syarikat dengan seorang anggota dan pengarah tunggal bagi syarikat-syarikat persendirian. Pengenalan peraturan baharu ini adalah selaras dengan objektif utama statut tersebut iaitu memudahcara pendaftaran dan pengurusan syarikat. Bagi memastikan syarikat-syarikat sebegini berjalan dengan lancar, beberapa peraturan khusus telah diperkenalkan. Salah satunya ialah seksyen 209 (3) Akta Syarikat 2016 (Akta 777). Antara intipati peruntukan ini ialah suatu mesyuarat ‘waris kadim atau waris diri lain’ perlu diadakan bagi mengisi kekosongan jawatan pengarah. Tugas yang diletakkan kepada setiausaha syarikat ini menimbulkan kegusaran, apabila terma ‘waris kadim’ dan ‘wakil diri lain’ tidak ditakrifkan oleh Akta Syarikat 2016. Oleh itu, penyelidikan ini dijalankan bagi mengisi kelompangan tersebut. Di samping itu, penyelidikan ini juga dijalankan bagi menganalisis kesannya ke atas tugas seorang setiausaha syarikat. Kajian tradisi undang-undang telah dijalankan bagi mencapai objektif-objektif tersebut. Kajian perpustakaan telah digunakan untuk pengumpulan data dengan sokongan pendapat pakar ahli akademik dan pengamal. Ia bertujuan untuk mengimbangi hasil dapatan di antara teori dan amalan kesetiausahaan syarikat. Berdasarkan hasil analisis data, penyelidikan ini mendapati bahawa masalah utama operasi seksyen 209 (3) ini adalah terletak pada terma ‘waris kadim’ dan ‘wakil diri lain’ itu sendiri. Ketiadaan definisi khusus terma-terma tersebut di dalam konteks seksyen 209 (3), mewujudkan kekaburan pada undang-undang. Keadaan ini memberi kesan secara langsung kepada hasil dapatan kedua iaitu perlaksanaan tugas seorang setiausaha. Menguruskan mesyuarat dan pelantikan pengarah sememangnya sebahagian daripada tugas seorang setiausaha. Namun begitu, tanpa definisi yang jelas, terma-terma tersebut akan meletakkan bebanan tambahan kepada setiausaha syarikat. Seorang setiausaha perlu mendalami cabang ilmu di luar kelaziman skop tugasnya bagi mengelak risiko melakukan kesilapan dalam menjalankan tugas. Sehubungan dengan itu, penyelidikan ini menyarankan supaya satu definisi berkanun ‘waris kadim’ dan ‘wakil diri lain’ dimaktubkan di dalam Akta 777 bagi maksud seksyen 209 (3). Beberapa langkah perlu turut dikemukakan sebagai cadangan tindakan yang perlu diambil kira oleh seorang setiausaha bagi memenuhi keperluan seksyen 209 (3) Akta Syarikat 2016